Agencias, Sucursales y Casa Matriz

Introducción Este informe presenta una breve descripción de las Agencias, Sucursales y Casa Matriz, sus características, ventajas, desventajas y la forma de contabilizar y registrar sus ingresos u operaciones, efectuadas en un determinado periodo de tiempo. Las sucursales y las agencias se pueden constituir en un elemento fundamental para la economía y el logro de utilidades para la oficina principal, ya que son una forma importante como medio de ampliación de su campo de operación. Dando a comprender cada uno de los conceptos de Agencias, Sucursales y Casa Matriz, demostramos mediante casos prácticos sus registros contables. Objetivo General Conocer la definición, características, similitudes y diferencias de Agencias, Sucursales y Casa Matriz para comprender las transacciones y su forma de contabilizarlas en cada una de ellas. Objetivos Específicos  Definir los conceptos de Agencias, Sucursales y Casa Matriz.  Enumerar las similitudes y diferencias de las Agencias como de las Sucursales.  Registrar contablemente las diferentes transacciones y registros que se llevan en la Sucursal y Casa Matriz. Agencias, Sucursales Y Casa Matriz Las empresas pueden expandir sus campos de acción y por lo tanto acrecentar sus ventas organizando agencias o sucursales en territorios ubicados a alguna distancia de la oficina principal. Tanto las agencias como las sucursales tienen características en cuanto a su organización, administración y control de las mismas ya que son muy diferentes las unas de las otras. Los créditos, son concedidos por la casa central; las cuentas por cobrar se llevan en los libros de está la cual a la vez se encarga de efectuar sus cobros. Agencias  Una agencia es una entidad, física o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz.  Distribuye los productos de un tercero al cual se le conoce como Casa Matriz.  Representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.  No mantienen inventarios disponibles para vender en el lugar donde se encuentran ubicados. Características:  Distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes.  Cobran comisión por las mercancías vendidas.  No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz. Ventajas:  Poca inversión en infraestructura.  La comisión es un costo variable de ventas para la Casa Matriz.  Rápido crecimiento.  Menores costos laborales, ya que están sujetos a un salario variable.  No representan una cantidad significativa de gastos fijos, ni costos adicionales. Desventajas:  Elevado porcentaje de pago de comisiones.  Pérdida de control.  No existe contacto directo con el cliente.  Mayor cartera incobrable de clientes.  Poca fidelidad de los agentes.  No se puede utilizar para todos los tipos de productos en el mercado. Contabilidad de las Agencias Generalmente las operaciones de las agencias, de venta o compra son operaciones del ente económico, se registran conjuntamente en la oficina de la Casa Matriz, las cuentas se deben llevar por separado con el fin de poder conocer el resultado por localidad. Las Agencias son uno de los medios que se pueden utilizar para que una empresa pueda extender o incrementar sus ventas. Sin embargo tanto las agencias como las sucursales tienen sus propias formas de operación a realizar, ellas pertenecen a un ente económico independiente o del que forma parte. Las funciones de una agencia no son muchas, solo necesitan llevar un libro de caja en el que se registra el dinero recibido de la Casa Matriz por su fondo propio y fijo y los pagos hechos con el mismo para sus gastos, estos gastos suelen llevarse por duplicado. Sucursales El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes. La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas. Características para la apertura de una sucursal:  Jurídicamente son una extensión de la casa matriz.  Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso a la Dirección Ejecutiva de Ingresos.  Efectúa su propia facturación. Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus características, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz. Aspectos financieros:  Generan costos variables en menor proporción que los agentes, lo cual se debe a que no pagan comisiones por ventas.  Los costos fijos son más elevados por la inversión en infraestructura. Debido a que el total de la inversión es aportada por la casa matriz, los costos fijos con que opera son más elevados, lo que ocasiona un mayor apalancamiento operativo que genere un mayor potencial de riesgo a bajos volúmenes de venta. A volúmenes altos el rendimiento se incrementa rápidamente.  La estructura financiera que presenta la empresa vista como un todo es mayor y más firme. Debido al monto de la inversión requerida, la empresa tendrá más activos y, según el financiamiento de los mismos, pondrá presentar mayor firmeza financiera. Control de puntos de venta. El trato con los clientes es directo, es decir, sin intermediarios, por lo que es más fácil detectar necesidades y evaluar el grado de satisfacción de los mismos. Debido a los menores costos fijos es posible que el margen de utilidad sobre las ventas sea más elevado que cuando se vende a través de agentes. Sin embargo, el margen de rendimiento sobre la inversión puede no ser tan elevado debido a la mayor inversión en activos fijos. Las sucursales pueden ser:  Locales  Foráneas Sucursales Locales: Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es difícil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz debido a la lejanía o dificultad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor servicio y, evitar que el cliente acuda con los competidores, se fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad. Una de las ventajas contables de esta estrategia es que por su cercanía, es posible centralizar diariamente en la casa matriz la información generada por cada una de ellas así como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de mercancías vendidas, gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los proveedores ni manejar cuentas de cheques. Desde el punto de vista financiero, esto es sano debido a que evita saldos muy elevados en los bancos y en inventarios, además, permite un manejo más eficiente de los recursos financieros de la empresa. Es posible que la casa matriz desee llevar el control de las operaciones de la sucursal local como táctica para reducir costos administrativos. En ocasiones y principalmente motivado por el tamaño que pueden llegar a alcanzar las sucursales locales, la casa matriz puede decidir descentralizar el control administrativo de las sucursales mediante la delegación de algunas funciones administrativas en cada una de ellas. De esta manera, el funcionamiento de las sucursales puede ser mucho más ágil y responder a las oportunidades ya los retos del entorno en el que efectúa su actividad. En el caso de que, la administración de la casa matriz decida controlar e integrar a su sistema contable y administrativo directamente los aspectos de operación y financieros de cada sucursal, por lo menos debe controlar los siguientes elementos:  Mercancías en existencia.  Utilidades o pérdidas generadas.  Otros elementos que considere necesarios. Para llevar este control, la casa matriz puede establecer cuentas especiales y registros auxiliares para el registro de las ventas, costos y gastos originados por el funcionamiento de cada sucursal. En la mayoría de los casos, la existencia de mercancías debe ser evaluada al costo más los gastos incurridos para el traslado de las mismas a la sucursal, ya que desde el punto de vista, la sucursal equivale a un almacén de la casa matriz. Sucursales Foráneas: Las sucursales foráneas se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Aquí las sucursales funcionan de manera similar a las locales, aunque la distancia que la separa de la oficina principal les permite y a veces hace indispensable una mayor independencia. Este tipo de sucursales requiere de un fondo de efectivo para su operación, realizan un control propio de su cartera y en ocasiones hacen sus propias compras en los casos que resultan más práctico hacerlo directamente a los proveedores en lugar de solicitar remesas de la casa matriz. Debido a la distancia, resulta más difícil la centralización diaria de la información contable, una solución es comunicarse a través de una red de computadoras enlazadas por módem, otra, utilizar el envío periódico de la información a través de un servicio de mensajería. Cuando las operaciones de la sucursal son demasiado voluminosas; este envío diario de información no resulta práctico. En este caso lo más conveniente es que la sucursal posea su propia contabilidad, y envíe cada cierto tiempo su información contable a la casa matriz. El catálogo de cuentas que utilice la sucursal para el registro de sus operaciones debe ser el mismo que el de la casa matriz ya que, las balanzas de movimientos deben sumarse cada cierto tiempo y la uniformidad de las cuentas que se manejan simplifica este procedimiento. Si una agencia desempeña alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las agencias, se modifican necesariamente sus sistemas de contabilidad para adaptarse a la situación. Tanto las agencias como las sucursales son medios para proyectar la organización de ventas en territorio situados a alguna distancia de la oficina principal, pero aparte de estas características en común, la agencia y la sucursal difieren muchísimo en cuanto a organización, administración y control. Diferencias entre una Agencia y una Sucursal Agencia  Las agencias tiene un surtido de muestras para que las vea los clientes, pero no mantienen existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos, se envían a la casa central y es ésta la que los sirve.  Los créditos son concedidos por la casa central, las cuentas por cobrar se llevan en los libros de la casa central, ésta efectúa los cobros.  El fondo fijo para los gastos de la agencia lo provee la casa central, lo cual lo repone a medida que se agota. Las agencias no manejan ningún otro efectivo. Sucursal  Las sucursales mantienen existencias de mercaderías, la mayor parte de los cuales son obtenidos en la casa central, pero parte de las cuales pudo haber comprado en otras empresas. Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal.  Los créditos son concedidos por la sucursal, las cuentas por cobrar se lleva en los libros de la sucursal, ésta efectúa los cobros.  Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para que los acredite a la misma, el gerente de la sucursal extiende los cheques para pagar los gastos. Según este resumen las funciones de la agencia son poco más o menos que un viajante, en cambio, la sucursal desempeña la mayor parte de las funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la inspección y control de la casa central. Una agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad por partida doble. Lo único que necesita es un libro de caja en el cual anotar el dinero recibido de la casa central para su fondo fijo y los pagos hechos con el mismo para sus gastos. El registro de pagos suele llevarse por duplicados. Contabilidad de las Sucursales La contabilidad de la sucursal es más complicada, llevan un juego completo de libros, en el cual anotan las mercancías recibidas de la oficina principal, y las adquiridas de otras empresas, las ventas, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los gastos. El mayor de la sucursal contiene una cuenta denominada “CASA MATRIZ”, a la cual se acredita todo aquello que se recibe de la oficina principal, y se debita lo que se envía a la misma. La cuenta “CASA MATRIZ” es una cuenta de capital, que indica la inversión hecha por la casa principal en la sucursal. En la oficina principal la cuenta que representa la inversión en la sucursal es la cuenta “SUCURSAL X” que es una cuenta de activo. Cuando la sucursal cierra sus libros traspasa la utilidad neta de la cuenta PERDIDAS Y GANANCIAS a la de CASA MATRIZ, como un aumento de su responsabilidad ante la oficina principal; mientras que si existiera una pérdida neta, esta se cerraría contra la cuenta CASA MATRIZ, cargándola sufriendo esta cuenta una disminución. Transferencias Entre Sucursales Si se envían mercaderías de una sucursal a otra, o si se transfiere de una a otra cualquier clase de activo, la sucursal que hace el envío o el traspaso, debe cargar Casa Matriz, por el importe de lo enviado o traspasado; y acreditar en su cuenta de activo correspondiente. La sucursal que recibe debe cargar a su cuenta de activo afectada y acreditar Casa Matriz. La casa matriz debe cargar la cuenta de la sucursal que recibe lo enviado y acreditar la cuenta de la sucursal que hizo el envío. Ninguna sucursal puede tener cuenta en otra sucursal; ya que la cuenta puente en las sucursales es CASA MATRIZ. Casa matriz. La casa matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, información estadística de carácter administrativo así como otros datos de relevancia. Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente, debe efectuarse un control especial de la mercancía en consignación, ya que la propiedad de ésta es conservada por la casa matriz. Si la mercancía que se envía al agente ya ha sido previamente vendida por éste, el importe de los fletes, seguros y demás gastos originados por el envío deben considerarse como gastos de ventas. Si la mercancía es enviada en consignación, los gastos relacionados con la remisión deben ser considerados parte del costo de la mercancía. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas. Es poco común que las empresas utilicen sistemas manuales para realizar la contabilidad, la selección de un adecuado programa de cómputo es primordial para un eficiente desempeño de los sistemas de información contable y administrativo. Contabilidad de la Casa Matriz Las cuentas que se utilizan para registrar el envío de efectivo a una de sus agencias se denomina ¨Caja Chica Agencia X¨ y para registrar las muestras de productos en poder de la agencia se maneja una cuenta de activo denominada ¨Muestras de la Agencia X¨ contra ¨Embarques para la Agencia¨. Registro de los gastos En el registro de los gastos pueden presentarse dos casos particulares: 1- Que la Casa Matriz pague los gastos que correspondan a la sucursal. Si la Casa Matriz en determinado momento paga los gastos que corresponden a la sucursal está debe cargar los gastos respectivos y acreditar la cuenta ¨Casa Matriz¨ y en la casa Matriz se registra un aumento a la cuenta ¨Sucursal¨ haciendo el debito respectivo y acreditando la disminución de ¨Caja y Bancos¨ 2- Que la Sucursal pague los gastos que corresponden a la Casa Matriz. La Casa Matriz debe contabilizar el gasto efectuado y acreditar la cuenta ¨Sucursal¨ para registrar su disminución y la Sucursal carga la cuenta ¨Casa Matriz¨ y acredita la cuenta ¨Caja y Bancos¨. Conclusiones:  La Casa Matriz al tener una o varias sucursales se dará cuenta si es la forma más correcta de diversificar sus productos y si es rentable proceder a invertir para obtener buenos resultados económicos.  Las sucursales realizan sus operaciones como una empresa normal, independiente de la oficina principal, también pueden facilitarle la realización de muchas transacciones como pagos, cobros, entre otros a nombre de la oficina principal.  Toda sociedad mercantil para ser líder en un país, debe darse a conocer en las diversas partes del territorio mediante el establecimiento de Agencias que le permitan expandir el producto o servicio a ser ofrecido al público en general. Bibliografía Contabilidad de Sociedades De Majano Ramos–Eva Sulema Suyapa Yacamán–Leticia Salgado Contabilidad Superior De Alvarado Romero Contabilidad Intermedia De Marcos Sastreias Freudenberg Cuarta edición, Editorial Esfinge